astuces organisation

[Brahim.5]

Devenir un pro de mails
La messagerie électronique est devenue un outil de travail et de communication très précieux. A condition de savoir s'en servir ! Voici quelques conseils pour ne plus s'em...mailer les pinceaux.

La relève du courrier. La consultation de votre boîte mail ne doit pas vous faire perdre de temps. Etablissez des moments précis dans votre journée de travail pour lire et répondre à vos messages. Par exemple : à votre arrivée au bureau, à votre retour de déjeuner et en fin de journée.

Tout mail lu doit être traité immédiatement. C'est là un principe élémentaire pour qui veut bien gérer sa messagerie et gagner du temps. En adoptant cette règle, vous ne lirez qu'une seule fois chaque message. Tâchez également de répondre aux mails dans un délai n'excédant pas 24 heures. Dans le cas contraire, votre correspondant risque de vous relancer ou de s'inquiéter de votre silence.

Pas de bla-bla. Vous recevez des dizaines de mails par jour : il en est certainement de même pour l'ensemble de vos collègues, collaborateurs ou clients. Si vous voulez être lu, vos messages doivent être brefs. Définissez clairement l'objet de votre message dans la case prévue à cet effet. Votre interlocuteur doit prendre connaissance de l'essentiel de l'information dans les 3 à 5 premières lignes. Si vous devez développer certains points, décrochez votre téléphone.

En sourdine. Si votre messagerie est dotée d'une alarme sonore ou visuelle, supprimez-la. Cela vous évitera d'être interrompu ou déconcentré durant votre travail. Ne conservez ce moyen d'alerte que si vous attendez un mail important ou urgent.

Net étiquette. N'utilisez la mention "URGENT" (point d'exclamation ou drapeau rouge) que si votre message a réellement un caractère prioritaire. Votre correspondant risque en cas d'abus de ne pas apprécier votre impatience…

Le cyber-ordre. Classez immédiatement tous les messages lus et traités dans des dossiers thématiques. Que vous utilisiez Outlook Express ou un autre type de messagerie, vous avez à votre disposition de nombreuses modalités de gestion de vos messages. A la fin de votre journée de travail, la boîte de réception de votre messagerie doit être vide !


Comment organiser son bureau ?

Certaines études estiment qu'une personne consacre en moyenne plus de 150 heures par an à rechercher des informations mal classées. Qu'en est-il pour vous ? Si votre bureau fait penser à celui de Gaston Lagaffe, il est grand temps d'agir ! Voici quelques règles à suivre pour faire place nette sur votre bureau et… dans votre tête.

Les avantages d'un bureau rangé. Le temps où un bureau débordant de dossiers était signe d'hyperactivité est révolu. Désormais, à l'heure de l'informatique, les kilos de paperasse encombrant un bureau sont signes d'un manque d'organisation. Ranger votre espace de travail et classer vos dossiers vous fait gagner du temps, garantit la confidentialité de vos documents, renforce votre efficacité et votre productivité, et diminue de fait votre stress. Par ailleurs, en cas d'absence ou de maladie, vos collègues pourront prendre le relais sur certains dossiers sans perte de temps.

"Une place pour chaque chose. Chaque chose à sa place". Selon Bruno Savoyat, coach et spécialiste de la gestion du temps, la recherche d'un document ne doit pas demander plus de 10 secondes ! Pour y parvenir, adoptez une méthode de classement efficace et quotidienne. Chemises cartonnées, dossiers suspendus, tiroirs, les moyens de classer ne manquent pas. Mettez en place des codes couleurs dans votre classement afin d'avoir des repères visuels. Inutile de tout imprimer, vous pouvez consulter ou archiver certains de vos dossiers ou rapports sous leur version électronique dans votre ordinateur.

Rangez vos documents selon la fréquence d'utilisation. Sur votre table de travail, ne doivent se trouver que les dossiers en cours et les dossiers en attente. Adoptez la règle fréquence/proximité : les dossiers dont vous vous servez tous les jours doivent être à portée de main et rangez dans des armoires ou tiroirs ceux dont vous vous servez le moins. Disposez sur un rayonnage à proximité de votre bureau, tous les manuels, dictionnaires, guides ou catalogues dont vous vous servez au quotidien.

Réconciliez-vous avec votre corbeille à papier. Ouvrez et traitez tous les jours votre courrier. Jetez sans état d'âmes tous les documents inutiles, obsolètes. Ne tombez pas dans la "collectionnite aiguë" ou dans le "cela-me-servira- plus-tard" . L'Intranet de votre entreprise, le service documentation ou encore Internet vous permettront de vous documenter en temps voulu.

Rangez votre bureau virtuel. Videz tous les jours votre messagerie électronique de tous les mails lus et ne conservez que les plus importants. Classez-les par thème, mots-clés ou par nom de l'émetteur. Les logiciels vous offrent de grandes possibilités de classement de vos données. Profitez-en ! Créer des répertoires, dossiers, sous-dossiers pour ranger vos documents. Pour vous y retrouver, donnez des noms explicites aux fichiers que vous archiverez sur le disque dur de votre ordinateur.

Changez de comportement. Une fois l'organisation de votre bureau et votre méthode de classement établis, veillez à rester régulier et adopter de bons réflexes. Remettez systématiquement à leur place, les documents, une fois leur utilisation terminée. Consacrez dix minutes tous les soirs au rangement des dossiers. Vous constaterez très vite le plaisir de retrouver chaque matin un bureau net !

Comment gérer son retard ?

Avez-vous remarqué comme certaines personnes, dans votre entreprise, sont toujours en retard à leurs rendez-vous, aux réunions ? Et d'autres quasiment jamais... Une question d'organisation, direz-vous ? Sans doute, mais pas seulement.

Le retard chronique est même fréquent chez les personnes très organisées. Tellement organisées, même, qu'elles occupent chaque minute de battement entre deux occupations. Quitte à aboutir à l'effet inverse, et à ne plus pourvoir gérer leur retard !

Gestion du temps. Papier ou électronique, l'agenda s'impose, à condition de prévoir "l'entre-deux" : le temps de trajet pour un rendez-vous, le laps de temps nécessaire pour réunir ses papiers, ou ses esprits, avant une réunion, etc... Les spécialistes conseillent de ne remplir son agenda qu'à 60%. Se donner des moments pour souffler ou réfléchir, c'est éviter d'être toujours sous pression, et en retard.

Améliorer sa ponctualité.

- Prévoyez comment vous rendre à votre rendez-vous. Voiture, métro ou taxi, il faut anticiper votre temps de trajet.
- Prévenez si vous êtes en retard. Ne laissez pas vos futurs interlocuteurs attendre plus de dix minutes sans explications.
- Gagnez du temps dans votre journée en vous donnant pour chaque tâche un temps limite à ne pas dépasser.
- Ménagez-vous des plages courtes pour faire le point sur votre journée, et ne pas être surpris par un rendez-vous ou une réunion.

Et gardez en tête qu'organiser son emploi du temps, c'est vivre mieux, et qu'être à l'heure, c'est marquer du respect pour l'autre...

Comment définir ses objectifs

Un objectif doit être clair, précis, daté, mesurable et réaliste. Chacun de ces critères est fondamental si vous voulez mettre toutes les chances de votre côté pour atteindre le but visé.

Ne partez pas bille en tête ! Définir son objectif requiert un travail préalable de réflexion et un état d'esprit de gagnant.

- Que voulez-vous faire ? Quels sont les bénéfices et les résultats attendus ?
Formulez votre objectif de façon positive. Ne dites pas : je ne veux plus occuper ce poste. Dites : je veux évoluer vers tel ou tel poste. N'hésitez pas à vous projeter mentalement dans l'avenir. Vous voulez parler couramment l'anglais : imaginez-vous menant à bien des conversations avec des clients ou animant une réunion dans cette langue.

- Quand voulez-vous le faire ?
Ne confondez pas objectif et défi. En dépit de votre impatience ou de votre envie que ça change vite, fixez-vous une date butoir réaliste qui vous permettra de construire une stratégie sans pression.

- Quels sont les moyens ou les méthodes nécessaires ?
On ne construit rien de solide sans la boîte à outils idéale. Recensez tous les moyens qui vous seront utiles pour atteindre votre objectif.

- Quelles sont les contraintes (humaines, matérielles ou budgétaires) ?
Soyez prévoyant et anticiper tous les aléas auxquels vous devrez faire face. Cela vous évitera désillusion et démotivation dès le premier obstacle.

Définir un plan d'action détaillé . Haro sur la procrastination ! Si vous ne voulez pas que votre objectif soit sans cesse remis à demain, il vous faut définir sans tarder un plan d'action détaillé. Il doit comporter plusieurs étapes et chacune sera datée, cela vous permettra de faire le point au fur et à mesure et de rectifier le tir si nécessaire. Par ailleurs, avancer vers son objectif par étape est une méthode motivante. Vous constaterez ainsi le chemin déjà parcouru et vous serez davantage enclin à avancer pour atteindre le but ultime.

Se lancer. A en croire le philosophe grec Aristote : "Le commencement est beaucoup plus que la moitié de l'objectif". Faites-vous confiance ! Si votre objectif est bien défini et réaliste, inutile de le soumettre à l'avis de l'ensemble de votre entourage professionnel ou familial. Le doute et les objections des uns et des autres pourraient faire tomber à l'eau tout le travail mené. Appuyez-vous si nécessaire sur une ou deux personnes qui peuvent vous encouragez et lancez-vous.